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オープンソースソフトウェア(※1)に特化したIT企業である株式会社デージーネットでは
新型コロナウイルスの感染拡大を受けて、多くの社員が在宅勤務をしています。
デージーネットでは、テレワークにおける課題を踏まえ
オープンソースソフトウェアを駆使した独自のテレワーク運用方法により、在宅勤務導入後も業務の効率化を図っています。

そこで今回は、デージーネットが行ったテレワークの具体的テクニックから
テレワーク導入における管理者側のポイントを紹介します。

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新型コロナウイルス(COVID-19)感染症の流行に伴い企業ではテレワークを活用した在宅勤務を強化する動きが広がっています。
しかし、テレワークを導入しても
「作業効率が下がるのではないか」「労務管理はどうしたらよいのか」など不安があるのではないでしょうか。

テレワーク導入には以下のような問題点があります。

◆テレワークにおける問題点
▼労務管理が難しい
テレワークを導入すると、管理者が社員の働いている状況が見え辛くなり
実際に規定時間作業をしているのか、どのような労働をしているのかなど、労務管理が難しくなるという課題があります。
労働状況の把握は、社員の評価や給与計算など労務管理においても非常に重要です。

▼作業管理や共有が難しい
テレワークでは管理者側だけでなく、社員同士でも作業管理が難しくなるという課題があります。
プロジェクトメンバーなどチームを組んで作業をしている場合
メンバーの進捗状況の把握や、誰がどの作業を担当しているかなど
情報を共有・管理することは、作業効率を上げるためにも必要です。

▼コミュニケーションが少なくなる
今まで会社勤務だった人が在宅勤務になった場合に、他の社員とのコミュニケーションが取れず孤立してしまうことがあります。
これにより組織力や生産性が低下する可能性が危惧されます。
また、テレワークで不在なのか休暇で不在なのかわからず情報共有が難航し、業務効率が落ちるという課題もあります。


このように、テレワークにおいて作業効率や生産性を向上させるためには、コミュニケーションをスムーズに行うことのできる状況を作り
「どれだけ作業を見える化できるか」がポイントとなります。


◆デージーネットでのテレワークの実施形態
▲在宅でも顔が見える状態で勤務
デージーネットでは常時、Web会議システム『Jitsi(ジトシ)』につないでおくというルールを設け
顔が見える状態にすることで勤務状況が分かるようにしました。
常時『Jitsi』につないでおくことでリアルタイムにいつでも会話ができ
在宅勤務による社員の孤独感を無くし孤立を防ぐこともできます。

『Jitsi』はオープンソースソフトウェアのため、ユーザ数やルーム数ごとの費用がかかりません。
また、利用時間の制限もありません。
そのため、部署ごとや会議ごとに多数のルームを作成しても、常時つないでいても、課金を心配することなく利用することができます。

▲部署ごとにルームを作成
デージーネットでは『Jitsi』の特徴を活かし、部署ごとにルームを作成しています。
常時、各々が自分の部署に接続した状態で仕事をしているため、他の部署の人に話しかけたい時は
他部署のルームに入るだけで話しかけることができます。
ルーム名を部署名と同じにしておくことで出社しているときと同様
その人がいる部署の場所へ行けば話しかけることが実現できます。

▲タスク管理もオンラインで実施
デージーネットは、自社開発したサポート管理ツールを使って、客先からの問い合わせや社内の作業依頼をオンラインで管理しています。

サポート管理ツールでは、メールアドレスから客先毎や部署毎など、カテゴリ別に依頼を自動で分類します。
分類されたタスクは、WEB画面からカテゴリ毎に一覧で確認することができます。
WEBの一覧画面では、進捗ステータスだけでなく、対応開始日時など日程も管理が可能です。
また、一定期間が過ぎたタスクは、担当者に自動的で通知メールを送信します。
このサポート管理ツールを利用することで、WEB画面を通してメンバー全員が進捗状況を共有することができ
オンラインでタスク管理を行うことができます。

デージーネットでは、このサポート管理ツール機能の一部を『CuMAS(カマス)』というオープンソースソフトウェアとして無償で公開しています。


▲チャットを用いてコミュニケーションを円滑化
デージーネットでは社内の手軽なコミュニケーションツールとして『Rocket.Chat(ロケットチャット)』を導入しています。
チャットは、メールでのやり取りに比べ、普段の会話に近い感覚で利用することができます。
1対1のやり取りだけでなく、グループチャットも可能です。
電話やWEB会議では、リアルタイムに話せる反面、相手の都合も考慮する必要があります。
しかしチャットであれば、相手の返せるタイミングで、メールよりも手軽にコミュニケーションを取ることができます。


▲取引先との連絡、採用面接、営業活動でも『Jitsi』を活用
デージーネットでは、取引先とのWEB会議や採用面接、営業活動でも『Jitsi』を活用しています。
『Jitsi』はウェブブラウザから利用できるため、URLにアクセスするだけで会議を行うことができます。
WEB会議を行うために専用のソフトウェアをインストールしたり、事前にユーザ数を調整したりする必要がありません。
そのため、初めて『Jitsi』を利用する人でも簡単にWEB会議に参加することができます。

さらに『Jitsi』には、画面共有機能があるため、WEB会議でも手元に資料がある通常の会議のようにWEB会議参加者全員が同じ資料を見ながら会議を行うことができます。


◆まとめ
▲成功の秘訣は“状況の見える化”

デージーネットではテレワークの課題を踏まえ
工夫した実施形態をとることで業務効率を下げることなく在宅勤務を実施できています。
勤務状況や作業進捗など全てにおいて共通して言えるのは
「どれだけ見える化できているか」が重要ということです。

デージーネットでは、以下の工夫により様々な見える化を実現しました。

・WEB会議システム『Jitsi』を使った在宅状況の見える化
　→顔が見えることによる勤務状況の把握
　→リアルタイムの空間共有による孤立回避
　→いつでも会話できる状態によるスムーズな業務遂行

・サポート管理ツール『CuMAS』を使ったタスクの見える化
　→自動振り分けによる効率的なタスク把握
　→WEB画面を通したメンバー同士での進捗状況の把握
　→作業日程などの自己管理をメンバーと共有
　→通知メールによる作業忘れの防止


コミュニケーションの活性化にはチャットシステム『Rocket.Chat』を使い
在宅勤務者も手軽に会話ができる環境を整えました。

・チャットシステム『Rocket.Chat』を使ったコミュニケーション活性化
　→メールよりも気軽に話しかけることが可能
　→相手の時間を拘束せずコミュニケーションが可能
　→グループチャットで複数人とも同時に会話


これらを実施することにより、業務の効率化を落とすことなくテレワークを実施できています。

各システムのより詳しい利用方法や、ここでは紹介しきれないテレワークの工夫などを自社のWEBセミナーで紹介します。
直接話を聞いてみたい、質問したいことがある方も是非ご参加ください。

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（※1）オープンソースソフトウェア
オープンソースソフトウェア（略称：OSS）とは、無償で利用できソースコードが公開されているソフトウェアのことです。